La double saisie en 6 chiffres : ce qu’elle coûte vraiment à une PME

Recopier la même information d’un système à l’autre a un coût, et il se mesure. Les études le chiffrent par facture, par heure perdue et par erreur de paie. Sur notre propre terrain, on l’a vu grimper jusqu’à deux employés à temps plein. Voici six chiffres, tous datés, du plus petit au plus gros.

Les quatre premiers viennent d’études indépendantes. Les deux derniers, de notre propre terrain. Le septième, celui qui compte vraiment, c’est le vôtre : on vous montre comment l’obtenir à la fin.

9,40 $ : traiter une seule facture à la main

C’est le coût moyen mesuré par Ardent Partners (2024) pour une facture saisie manuellement. Une fois le processus automatisé, la même facture coûte 2,78 $. La même étude mesure que près d’une facture sur deux arrive encore sur papier, et que deux sur trois demandent du travail manuel avant d’être payées.

Faites le calcul avec votre volume : cent factures par mois, c’est environ 660 $ qui partent chaque mois dans la saisie seulement.

4 heures par semaine : jongler entre des applications qui ne se parlent pas

Les employés qui travaillent avec des outils non connectés perdent environ 4 heures par semaine à passer de l’un à l’autre, et près d’une heure par jour juste à chercher de l’information (Cornell et Qatalog, 2021). Par personne de bureau, pas pour toute l’équipe.

C’est la soumission acceptée qu’on recopie dans Excel, le bon de commande qu’on retape dans le logiciel comptable, l’adresse du client qui existe dans trois systèmes avec trois orthographes.

291 $ : le prix moyen d’une erreur de paie

Chaque erreur de paie coûte en moyenne 291 $ à corriger, une paie sur cinq en contient une, et les erreurs de temps et de présence sont les plus fréquentes (EY, 2022). Les heures notées sur le chantier puis ressaisies dans la paie le jeudi soir, c’est exactement ce profil.

La règle est simple : plus une information est recopiée souvent, plus elle a d’occasions de se tromper. Et une erreur de paie, en plus de coûter cher, gruge la confiance de l’équipe.

11,5 heures par semaine : ce que récupèrent les PME qui automatisent

C’est la médiane mesurée par le SBE Council (2026) chez les PME qui ont automatisé leurs processus, dont environ 5 heures pour le propriétaire lui-même. C’est la bonne nouvelle après les trois premiers chiffres : ce temps perdu se récupère, et il revient chaque semaine.

40 heures et plus : ce qu’on mesure chez nos clients

Les heures récupérées varient d’une entreprise à l’autre. En ce moment, la majorité de nos clients en récupèrent plus de 40 par semaine. Ce n’est pas une moyenne d’industrie, c’est notre terrain : des PME de construction, d’immobilier et d’industrie. Leurs logiciels se transmettent maintenant l’information automatiquement : plus personne n’a à la retaper.

2 temps pleins : le cas le plus frappant qu’on a croisé

Deux personnes à temps plein qui passaient leurs journées à recopier des données entre quatre systèmes. Deux salaires complets pour déplacer de l’information qui existait déjà.

Tout le monde le savait. Les employés détestaient cette tâche, parce qu’elle n’apporte aucune valeur. Mais personne ne savait qu’on pouvait l’automatiser : pour la direction, recopier faisait partie du travail, comme répondre au téléphone. C’est le cas le plus fréquent : le problème est connu, c’est la solution qui ne l’est pas.

Foire aux questions

Faut-il changer de logiciels pour éliminer la double saisie?

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La plupart du temps, non : on connecte ce que vous avez déjà (ERP, tableurs, logiciels métier). Mais c’est du cas par cas : quand un outil freine vraiment l’opération, mieux vaut le savoir avant d’automatiser par-dessus.

Par où commencer?

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Par le flux qui coûte le plus cher, un seul à la fois. Et si le chantier est gros, on commence petit : un premier projet bâtit la confiance et fait connaître la structure avant de viser plus grand.

Combien ça coûte d’automatiser un processus?

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Il n’y a pas de prix de catalogue, parce que ça dépend du processus. En pratique, on vise souvent des blocs de 3 000 $ à 5 000 $ : c’est la taille qui donne en général un bon retour sur investissement et un développement rapide. On chiffre d’abord ce que la tâche vous coûte, puis le périmètre et le prix sont définis par écrit.

En résumé

Six chiffres, une même cause : vos logiciels ne se parlent pas. Chacun a été acheté pour régler un problème précis, mais rien ne les relie, alors c’est un employé qui recopie l’information de l’un à l’autre. On règle ça sans tout remplacer : on connecte les outils que vous avez déjà, un processus à la fois, en commençant par celui qui coûte le plus cher, avec une mesure avant et après.

Le septième chiffre, c’est le vôtre. Pour l’obtenir, prenez une semaine type et notez chaque information recopiée d’un système à l’autre, avec le temps que ça prend. Multipliez par le taux horaire de la personne qui recopie : c’est votre fuite, en dollars.

Sources : Ardent Partners, State of ePayables, 2024; SBE Council, 2026; Cornell et Qatalog, 2021; EY, 2022.